Toà nhà văn phòng cho thuê thường được thiết kế và thẩm định phòng cháy, chữa cháy khi các sàn còn để trống: có lõi thang, buồng thang thoát nạn, hệ thống báo cháy và chữa cháy theo lưới đều, nhưng chưa có vách ngăn, chưa có phòng họp, chưa có trần hoàn thiện. Sau đó mỗi khách thuê thuê một phần sàn và tự làm nội thất. Chính khoảng giữa hai giai đoạn này là nơi phát sinh nhiều rắc rối nhất về PCCC.
Bài này dành cho chủ đầu tư toà văn phòng, ban quản lý toà nhà, và doanh nghiệp đang chuẩn bị thuê một sàn để hoàn thiện. Bài giải thích phần nào thuộc hồ sơ toà nhà, phần nào là việc của khách thuê, khi nào việc hoàn thiện phải thẩm định hoặc điều chỉnh thiết kế, và cách viết điều khoản trong hợp đồng thuê để tránh tranh chấp. Quy định cụ thể về thủ tục cho phần hoàn thiện cần đối chiếu văn bản hiện hành.
Phần lõi, phần vỏ và phần hoàn thiện
Người làm văn phòng cho thuê hay chia công trình thành ba phần. Phần lõi gồm buồng thang, thang máy, giếng kỹ thuật, nhà vệ sinh chung. Phần vỏ gồm kết cấu, mặt dựng, sàn. Hai phần này cộng với hệ thống kỹ thuật chung do chủ đầu tư thiết kế, thẩm định, thi công và nghiệm thu. Phần hoàn thiện, tức vách ngăn, trần, sàn nâng, chiếu sáng, phòng họp, phòng máy chủ, do khách thuê làm sau khi ký hợp đồng.
Hồ sơ thẩm định của toà nhà thường giả định sàn ở trạng thái mở: đầu báo cháy và đầu phun bố trí theo lưới đều, khoảng cách tới buồng thang tính từ điểm xa nhất của sàn trống. Khi khách thuê dựng vách tạo phòng kín, mỗi phòng trở thành một không gian riêng cần đầu báo, đầu phun riêng, và đường đi từ góc phòng tới buồng thang có thể dài hơn hoặc vòng vèo hơn so với tính toán ban đầu.
Vì vậy chủ đầu tư nên thiết kế hệ thống sao cho dễ điều chỉnh, như đủ công suất cho việc thêm đầu báo, đầu phun khi chia phòng, và lường trước những kiểu bố trí phổ biến của khách thuê. Phần này nên được ghi rõ trong thuyết minh để cơ quan thẩm định hiểu giả định thiết kế.
Ai lo phần nào: phân chia thường gặp
Bảng dưới là cách phân chia phổ biến giữa chủ đầu tư và khách thuê. Phân chia thực tế phụ thuộc hợp đồng và quy định hiện hành; đây là gợi ý để hai bên bàn trước khi ký.
| Hạng mục | Chủ đầu tư | Khách thuê |
|---|---|---|
| Buồng thang, thang máy, lõi | Thiết kế, thẩm định, thi công, nghiệm thu, bảo trì | Không được thay đổi, không chất đồ |
| Hệ thống báo cháy, chữa cháy chung | Trạm bơm, đường ống chính, tủ trung tâm, lưới thiết bị cơ bản | Di dời, bổ sung đầu báo và đầu phun theo bố trí phòng mới, qua nhà thầu được duyệt |
| Hút khói, tăng áp | Hệ thống chung và liên động | Không che miệng gió, không làm trần kín chặn đường khói |
| Vách, trần, sàn hoàn thiện | Ban hành hướng dẫn vật liệu và quy trình duyệt | Thiết kế, thi công đúng hướng dẫn |
| Phòng máy chủ, kho riêng | Quy định điều kiện tối thiểu | Thiết kế chữa cháy riêng nếu cần, chịu trách nhiệm vận hành |
| Hồ sơ thủ tục cho phần hoàn thiện | Hướng dẫn, cung cấp hồ sơ toà nhà | Lập hồ sơ nếu thuộc diện phải thẩm định hoặc điều chỉnh |
Điều khoản hợp đồng thuê nên dẫn chiếu thẳng tới bộ hướng dẫn hoàn thiện của toà nhà, để khi có tranh cãi hai bên có cùng một văn bản để đối chiếu.
Những thay đổi của khách thuê hay chạm vào thiết kế PCCC
Vách ngăn cao kịch trần. Vách tạo phòng kín làm một số khu không còn được đầu phun, đầu báo hiện có bao phủ. Cần bổ sung thiết bị trong từng phòng mới.
Trần kín thay trần hở. Làm trần thạch cao kín che đầu phun, đầu báo đã lắp trên trần bê tông. Phải hạ thiết bị xuống dưới trần mới hoặc bố trí lại, và tính cả khoảng trống trên trần.
Phòng họp lớn, phòng đào tạo. Gom nhiều người vào một phòng làm tăng sức chứa cục bộ, có thể cần thêm cửa hoặc cửa rộng hơn, mở theo hướng thoát.
Hành lang nội bộ dài. Bố trí nhiều phòng dọc một hành lang nội bộ cụt có thể làm khoảng cách từ phòng xa nhất tới buồng thang vượt giới hạn.
Phòng máy chủ. Thiết bị đắt tiền, không muốn dùng nước. Khách thuê thường muốn hệ thống chữa cháy riêng, cần thiết kế và đấu nối báo cháy với toà nhà.
Bếp pantry, căng tin. Bếp nấu thật, không chỉ hâm nóng, là nguồn cháy mới trên sàn văn phòng, cần được xem xét riêng.
Quy trình gợi ý cho khách thuê khi hoàn thiện một sàn
Doanh nghiệp đi thuê thường lần đầu làm việc này. Thứ tự dưới giúp tránh phải tháo dỡ khi đã chuyển vào:
- Trước khi ký thuê, xin ban quản lý bộ hướng dẫn hoàn thiện và bản vẽ hệ thống PCCC của sàn định thuê.
- Thuê đơn vị thiết kế nội thất phối hợp với tư vấn PCCC đủ điều kiện; yêu cầu họ đọc bộ hướng dẫn trước khi vẽ.
- Nộp bản vẽ hoàn thiện cho ban quản lý duyệt; hỏi rõ phần thay đổi có phải lập hồ sơ thẩm định hoặc điều chỉnh không.
- Nếu phải, lập hồ sơ và nộp tới Cảnh sát PCCC và CNCH theo phân cấp; chờ kết quả trước khi thi công phần liên quan.
- Thi công qua nhà thầu đủ điều kiện; phần đấu nối vào hệ thống chung làm dưới sự giám sát của ban quản lý.
- Nghiệm thu nội bộ, chạy thử báo cháy và đầu phun mới cùng đội kỹ thuật toà nhà, nộp bản vẽ hoàn công.
- Thực hiện các thủ tục nghiệm thu với cơ quan có thẩm quyền nếu phần hoàn thiện thuộc diện, trước khi đưa nhân viên vào làm việc.
Thời gian dành cho chặng thủ tục nên được tính vào kế hoạch chuyển văn phòng. Ký hợp đồng thuê với thời gian miễn phí hoàn thiện quá ngắn khiến khách thuê dễ bị ép làm tắt.
Mặt dựng kính và vật liệu ốp: phần vỏ cũng nằm trong hồ sơ
Toà văn phòng hiện đại thường có mặt dựng kính bao quanh, đôi khi kèm tấm ốp nhôm composite hay lam trang trí. Mặt dựng là phần vỏ do chủ đầu tư làm, và nó nằm trong hồ sơ thẩm định không chỉ vì thẩm mỹ. Khoảng hở giữa mép sàn và mặt dựng kính, nếu không được chèn bằng vật liệu phù hợp, là đường để khói và lửa đi từ tầng này lên tầng trên mà không cần qua buồng thang. Vật liệu ốp mặt ngoài có tính chất cháy không phù hợp có thể làm lửa lan nhanh dọc mặt đứng.
Quy chuẩn an toàn cháy có yêu cầu về ngăn cháy lan theo phương đứng và về vật liệu mặt ngoài công trình; tư vấn sẽ áp cụ thể. Chủ đầu tư cần lưu ý khi đổi vật liệu mặt dựng ở giai đoạn đấu thầu để giảm chi phí: tấm ốp rẻ hơn có thể có tính chất cháy khác, và đó là thay đổi so với hồ sơ đã thẩm định.
Mặt dựng kín hoàn toàn cũng ảnh hưởng tới việc lực lượng chữa cháy tiếp cận từ bên ngoài. Thiết kế thường phải bố trí các ô cửa trên mặt đứng ở các tầng để tiếp cận; khách thuê không được dựng vách hay đặt tủ chắn ngay sau những ô này.
Viết điều khoản hợp đồng thuê để tránh tranh chấp
Phần lớn tranh chấp về PCCC giữa chủ toà nhà và khách thuê bắt nguồn từ hợp đồng không nói rõ. Khách thuê làm xong nội thất, ban quản lý phát hiện vách che đầu phun và yêu cầu tháo; khách thuê cho rằng đã được duyệt bản vẽ. Hoặc ngược lại, đoàn kiểm tra ghi lỗi ở hệ thống chung, chủ toà nhà đẩy trách nhiệm cho khách thuê đã đục ống.
Hợp đồng nên có: dẫn chiếu tới bộ hướng dẫn hoàn thiện; nghĩa vụ nộp bản vẽ và chờ duyệt; danh sách nhà thầu hoặc tiêu chí nhà thầu được làm phần PCCC; quyền của ban quản lý dừng thi công khi làm sai; trách nhiệm chi phí bổ sung thiết bị khi chia phòng; nghĩa vụ hoàn trả mặt bằng và hệ thống khi hết hạn thuê. Phần trách nhiệm khi xảy ra sự cố nên được hai bên đọc kỹ cùng điều khoản bảo hiểm.
Nếu điều khoản liên quan tới số tiền lớn hoặc trách nhiệm khi có thiệt hại, bạn nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn trước khi ký, vì những điều khoản này khó sửa khi hợp đồng đã chạy.
Toà văn phòng cỡ nhỏ và nhà phố làm văn phòng
Không phải toà văn phòng nào cũng là toà cao tầng có ban quản lý chuyên nghiệp. Ở nhiều đô thị, văn phòng cho thuê là toà bảy tám tầng do một gia đình đầu tư, mỗi tầng cho một công ty thuê. Nguyên lý vẫn vậy: hồ sơ toà nhà giả định sàn mở, khách thuê chia phòng thì phải điều chỉnh thiết bị. Chỉ khác là chủ nhà thường không có bộ hướng dẫn hoàn thiện và không có người duyệt bản vẽ.
Với loại này, chủ nhà nên tự soạn một trang quy định ngắn: không đục tường buồng thang, không che đầu báo, đầu phun, không chất đồ ở hành lang và chiếu nghỉ, báo trước khi dựng vách. Khách thuê nên hỏi chủ nhà hồ sơ thẩm định và nghiệm thu của toà nhà trước khi ký thuê; toà nhà chưa có hồ sơ là rủi ro cho chính doanh nghiệp đi thuê khi bị kiểm tra.
Ví dụ giả định: một công ty thuê trọn tầng năm của toà văn phòng gia đình, dựng sáu phòng làm việc bằng vách kính khung nhôm và làm trần kín, không hỏi chủ nhà. Đầu báo trên trần bê tông bị che, hành lang nội bộ thành đoạn cụt dài. Khi bị kiểm tra, cả chủ nhà và công ty đều phải giải trình, và chi phí sửa lại cao hơn nhiều so với một buổi trao đổi trước khi dựng vách.
Câu hỏi thường gặp
Khách thuê dựng vách chia phòng có phải xin thẩm duyệt PCCC không?
Còn tuỳ mức độ thay đổi và quy định hiện hành. Thay đổi ảnh hưởng tới thoát nạn, ngăn cháy hoặc hệ thống báo cháy, chữa cháy có thể phải lập hồ sơ thẩm định hoặc điều chỉnh. Bạn nên hỏi ban quản lý toà nhà và cơ quan PCCC theo phân cấp trước khi thi công.
Ai trả tiền bổ sung đầu báo và đầu phun khi chia phòng?
Thường là khách thuê, vì nhu cầu bổ sung phát sinh từ thiết kế nội thất của họ. Tuy vậy cách phân chia do hợp đồng quyết định. Hai bên nên ghi rõ từ đầu, kèm yêu cầu về nhà thầu được phép đấu nối vào hệ thống chung.
Toà nhà chưa có văn bản nghiệm thu PCCC thì có nên thuê không?
Doanh nghiệp đi thuê có thể chịu rủi ro khi cơ quan chức năng kiểm tra hoặc khi xảy ra sự cố. Bạn nên yêu cầu chủ nhà cung cấp hồ sơ thẩm định và văn bản kiểm tra kết quả nghiệm thu, và cân nhắc kỹ nếu chủ nhà không có.
Phòng máy chủ của khách thuê có cần hệ thống chữa cháy riêng không?
Còn tuỳ quy mô và yêu cầu của quy chuẩn, cũng như yêu cầu bảo vệ thiết bị của doanh nghiệp. Nhiều nơi chọn chữa cháy bằng khí cho phòng máy chủ. Hệ thống riêng cần được thiết kế, đấu nối báo cháy với toà nhà và có thể phải đưa vào hồ sơ.
Hết hạn thuê có phải trả lại hệ thống PCCC như ban đầu không?
Phụ thuộc hợp đồng. Nhiều hợp đồng yêu cầu khách thuê tháo phần hoàn thiện và trả lại sàn với hệ thống ở trạng thái hoạt động bình thường. Điều khoản này nên được đọc kỹ trước khi ký để tính chi phí khi rời đi.
Làm trần thạch cao kín có ảnh hưởng gì tới hệ thống chữa cháy?
Trần kín che các đầu phun và đầu báo đã lắp trên trần bê tông, nên phải bố trí lại thiết bị dưới trần mới, và đôi khi phải tính cả khoảng trống phía trên trần. Việc này cần tư vấn PCCC tính và nhà thầu đủ điều kiện thi công.