Thiết bị PCCC về đến công trường phải được kiểm trước khi lắp: đúng chủng loại và thông số trong hồ sơ thiết kế đã thẩm định, có chứng từ nguồn gốc, và có chứng nhận kiểm định đối với loại thuộc danh mục phương tiện PCCC phải kiểm định theo quy định hiện hành. Kết quả kiểm phải ghi thành biên bản nghiệm thu vật tư, thiết bị đầu vào có chữ ký của giám sát và nhà thầu.
Đây là khâu rẻ nhất để chặn lỗi. Một lô đầu phun sai nhiệt độ tác động hay một tủ báo cháy khác dòng đã được lắp lên trần thì việc tháo ra, đổi lại tốn công hơn nhiều so với từ chối nhận ngay ở cổng công trường. Bài viết đi theo đúng thứ tự một buổi tiếp nhận hàng.
Vì sao khâu nhận hàng đáng làm kỹ
Ở nhiều công trình nhỏ, thiết bị PCCC được nhà thầu chở thẳng tới và lắp ngay trong ngày, chủ đầu tư chỉ biết khi nhìn thấy trên trần. Thói quen này tạo ra ba loại rủi ro. Thứ nhất là thiết bị khác chủng loại so với thiết kế, có khi khác cả nguyên lý hoạt động, dẫn tới phải điều chỉnh thiết kế muộn. Thứ hai là thiết bị không có hoặc có chứng nhận kiểm định không khớp với lô hàng, khiến buổi kiểm tra kết quả nghiệm thu bị đình lại. Thứ ba là hàng kém chất lượng, hàng cũ tân trang hoặc hàng không rõ xuất xứ, có thể vẫn chạy trong buổi thử nhưng hỏng sau vài tháng.
Cơ quan Cảnh sát PCCC và CNCH khi kiểm tra kết quả nghiệm thu thường đối chiếu hồ sơ thiết bị với thực tế lắp đặt. Nếu chứng từ không khớp, bạn sẽ phải giải trình hoặc thay. Làm chặt ở khâu nhận hàng giúp bộ hồ sơ hoàn công về sau gần như tự hình thành, vì mọi chứng từ đã được gom đúng lúc.
Chuẩn bị trước ngày hàng về
Buổi nhận hàng chỉ nhanh khi đã có sẵn thước đo để so. Trước khi nhà thầu báo hàng về, bạn và người giám sát nên có trong tay:
- Bảng danh mục thiết bị trong hồ sơ thiết kế đã được thẩm định, có cột chủng loại, thông số chính và số lượng.
- Phụ lục thiết bị trong hợp đồng thi công, nhiều khi chi tiết hơn bảng của thiết kế.
- Danh mục phương tiện PCCC phải kiểm định theo văn bản hiện hành, để biết món nào bắt buộc có chứng nhận kiểm định trước khi đưa vào sử dụng. Danh mục này đã được ban hành lại theo Luật PCCC và CNCH 2024, bạn nên đối chiếu bản mới thay vì dùng danh sách cũ trên mạng.
- Mẫu biên bản nghiệm thu vật liệu, thiết bị đầu vào thống nhất với nhà thầu từ đầu.
- Chỗ để hàng khô ráo, có mái, có khoá, cách xa khu vực hàn cắt và khu chứa sơn, dung môi.
Yêu cầu nhà thầu gửi trước bộ chứng từ của lô hàng ít nhất một ngày để giám sát đọc trước. Đọc giấy tờ ngay tại cổng, trong lúc xe đang chờ dỡ, là cách dễ bỏ sót nhất.
Kiểm theo từng nhóm thiết bị
Mỗi nhóm thiết bị có vài điểm cần soi kỹ. Bảng dưới đây là khung để giám sát làm việc, không thay thế yêu cầu riêng của thiết kế:
| Nhóm thiết bị | Điểm cần đối chiếu | Chứng từ nên có |
|---|---|---|
| Tủ trung tâm báo cháy, module | Dòng sản phẩm, số kênh hoặc số địa chỉ, nguồn dự phòng, có khớp loại báo cháy địa chỉ hay thường như thiết kế | Chứng nhận kiểm định nếu thuộc diện, chứng từ xuất xứ, tài liệu kỹ thuật của nhà sản xuất |
| Đầu báo khói, nhiệt, nút ấn, chuông đèn | Loại đầu báo đúng từng khu, tương thích với tủ trung tâm đã chọn | Chứng nhận kiểm định theo lô, phiếu đóng gói khớp số lượng |
| Đầu phun sprinkler | Kiểu lắp (hướng lên, hướng xuống, gắn tường), nhiệt độ tác động, hệ số lưu lượng theo thiết kế | Chứng nhận kiểm định, chứng từ xuất xứ |
| Bơm chữa cháy và tủ điều khiển | Lưu lượng, cột áp, công suất, loại động cơ, bơm bù áp | Chứng nhận kiểm định nếu thuộc diện, đường đặc tính bơm của nhà sản xuất |
| Van, khớp nối, ống | Áp lực làm việc danh định, vật liệu, độ dày thành ống | Chứng chỉ chất lượng của nhà sản xuất cho lô hàng |
| Lăng, vòi, cuộn vòi, bình chữa cháy | Đường kính, chiều dài, loại chất chữa cháy | Chứng nhận kiểm định, tem kiểm định trên từng sản phẩm nếu quy định yêu cầu |
| Đèn sự cố, đèn chỉ dẫn thoát nạn | Thời gian chiếu sáng khi mất điện, kiểu lắp | Chứng nhận kiểm định nếu thuộc diện |
Ở cột chứng từ, chữ "nếu thuộc diện" là có chủ ý: danh mục phương tiện phải kiểm định do văn bản hướng dẫn quy định và có thể thay đổi. Món nào có trong danh mục thì không có chứng nhận là không lắp.
Đọc chứng nhận kiểm định cho đúng
Chứng nhận phải gắn với lô hàng cụ thể. Một chứng nhận kiểm định hợp lệ thường ghi tên phương tiện, ký hiệu, số lượng hoặc số sê-ri, đơn vị đề nghị kiểm định. Chứng nhận của một lô khác, một công trình khác, hay chỉ là bản chụp không rõ số liệu thì chưa đủ.
Tem kiểm định khớp với chứng nhận. Với phương tiện phải dán tem, giám sát kiểm ngẫu nhiên vài sản phẩm, đối chiếu thông tin trên tem với chứng nhận. Tem bong, tem bị cắt hoặc tem dán chồng là dấu hiệu cần dừng lại hỏi.
Đúng cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Việc kiểm định phương tiện PCCC do cơ quan, tổ chức được giao hoặc được chỉ định theo quy định hiện hành thực hiện. Nếu thấy đơn vị cấp lạ, bạn hỏi lại Cảnh sát PCCC và CNCH cấp tỉnh trước khi chấp nhận.
Kiểm định không thay cho đúng thiết kế. Một đầu phun có kiểm định hợp lệ vẫn có thể sai kiểu lắp hoặc sai nhiệt độ tác động so với thiết kế. Hai việc phải kiểm độc lập.
Trình tự một buổi nhận hàng
Một buổi nhận hàng gọn gàng thường đi theo các bước sau, có mặt đại diện nhà thầu và giám sát:
- Đối chiếu phiếu giao hàng với đơn đặt hàng và phụ lục hợp đồng: tên hàng, số lượng, quy cách.
- Kiểm bao bì nguyên vẹn, không có dấu bóc mở lại, không ẩm, không móp.
- Mở mẫu ngẫu nhiên mỗi loại, đối chiếu ký hiệu trên sản phẩm với tài liệu kỹ thuật và bảng thiết bị của thiết kế.
- Đối chiếu chứng nhận kiểm định, tem kiểm định và chứng từ nguồn gốc với lô hàng.
- Ghi rõ món nào đạt, món nào chưa đạt và lý do; món chưa đạt để riêng, không cho đưa lên vị trí lắp.
- Lập biên bản nghiệm thu vật liệu, thiết bị đầu vào, các bên ký, kèm bản sao chứng từ.
- Chụp ảnh lô hàng và nơi lưu kho, đưa vào thư mục hồ sơ thi công theo hạng mục.
Nếu nhà thầu xin lắp trước rồi bổ sung giấy tờ sau, câu trả lời an toàn là không. Thiết bị đã lắp rồi mới phát hiện thiếu kiểm định sẽ đặt bạn vào thế phải tháo ra hoặc chờ, cả hai đều tệ hơn chờ thêm vài ngày ở khâu nhận hàng.
Những lỗi hay gặp ở khâu nhận thiết bị
Các lỗi dưới đây lặp lại ở nhiều công trình nhỏ và vừa, phần lớn không do cố ý mà do vội và do không ai được giao rõ việc kiểm:
- Không ai chịu trách nhiệm nhận hàng. Chủ đầu tư nghĩ giám sát lo, giám sát nghĩ nhà thầu tự kiểm, nhà thầu thì chỉ đếm số thùng. Hãy chỉ định một người cụ thể ký nhận cho từng lô.
- Kiểm số lượng mà không kiểm chủng loại. Đủ một trăm đầu báo nhưng một phần là đầu báo nhiệt trong khi thiết kế cần đầu báo khói cho khu đó.
- Nhận tài liệu tiếng nước ngoài mà không ai đọc. Thông số quan trọng như nhiệt độ tác động, áp lực làm việc nằm trong tài liệu kỹ thuật; nếu không ai đọc, việc đối chiếu chỉ là hình thức.
- Chứng từ gom một lần vào cuối dự án. Đến lúc lập hồ sơ hoàn công mới đi xin chứng nhận kiểm định cho từng lô thì nhiều giấy tờ không còn khớp, nhà cung cấp cũng không còn sẵn lòng hỗ trợ.
- Không ghi nhận hàng giao thiếu, giao bù. Lô bù về sau thường không được kiểm kỹ như lô đầu, trong khi đó lại là chỗ dễ lọt hàng khác nguồn.
- Cho phép lắp tạm thiết bị khác để kịp chạy thử. Thiết bị "tạm" hay ở lại luôn, và hồ sơ hoàn công ghi một đằng, thực tế một nẻo.
Một sổ theo dõi thiết bị theo lô, ghi ngày về, số biên bản, chứng nhận kiểm định kèm theo và vị trí lắp dự kiến, là công cụ đơn giản nhưng giải quyết được gần hết các lỗi trên.
Hàng bị từ chối và hàng phải đổi: xử lý thế nào
Khi một lô hàng không đạt, biên bản cần nêu rõ lý do: sai chủng loại, thiếu chứng nhận kiểm định, chứng nhận không khớp, bao bì hư hỏng. Nhà thầu có trách nhiệm thay thế theo hợp đồng. Đừng để hàng không đạt nằm chung với hàng đạt trong kho, vì đến lúc thi công gấp người thợ sẽ lấy món nào gần tay.
Trường hợp nhà thầu đề nghị đổi sang một chủng loại khác vì hàng theo thiết kế khan hiếm, đó không còn là chuyện nhận hàng mà là chuyện thay đổi thiết bị so với thiết kế đã thẩm định. Đề nghị đó phải đi qua đơn vị thiết kế, có đánh giá ảnh hưởng tới các thông số đã được thẩm định, và trong nhiều trường hợp phải làm thủ tục với cơ quan đã thẩm định. Chủ đầu tư không nên tự đồng ý tại chỗ chỉ vì "thông số tương đương".
Cuối cùng, hãy nhớ khâu lưu kho. Đầu báo khói để trong môi trường bụi xi măng, ẩm thấp nhiều tuần có thể bị bám bụi buồng cảm biến, gây báo giả sau này. Đầu phun sprinkler bị va đập có thể nứt bóng thuỷ tinh. Nhận hàng đúng rồi mà cất sai thì vẫn mất công.
Câu hỏi thường gặp
Thiết bị nhập khẩu đã có chứng nhận của nước ngoài thì có cần kiểm định ở Việt Nam không?
Chứng nhận nước ngoài là thông tin tham khảo tốt nhưng không tự động thay cho kiểm định theo quy định Việt Nam. Với phương tiện thuộc danh mục phải kiểm định, hàng nhập khẩu vẫn phải có chứng nhận kiểm định do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ở Việt Nam cấp theo văn bản hiện hành.
Ai chịu chi phí kiểm định thiết bị PCCC?
Thông thường nhà thầu cung cấp thiết bị chịu và tính vào giá, nhưng điều này phải ghi trong hợp đồng. Nếu hợp đồng im lặng, dễ phát sinh tranh cãi đúng lúc cần chứng nhận để nghiệm thu. Lệ phí, giá dịch vụ kiểm định cụ thể bạn hỏi đơn vị kiểm định.
Có bắt buộc kiểm định mọi thiết bị trong hệ thống không?
Không phải mọi vật tư đều thuộc danh mục phải kiểm định. Ống, giá treo, dây cáp thông thường được kiểm qua chứng chỉ chất lượng của nhà sản xuất và nghiệm thu vật liệu. Danh mục bắt buộc, bạn đối chiếu văn bản hướng dẫn hiện hành của Luật PCCC và CNCH 2024.
Nhà thầu nói chứng nhận kiểm định sẽ có sau khi lắp xong, có được không?
Nên từ chối. Phương tiện thuộc diện phải kiểm định cần có chứng nhận trước khi đưa vào lắp đặt và sử dụng. Lắp trước rồi chờ giấy tờ đẩy toàn bộ rủi ro sang chủ đầu tư nếu kết quả kiểm định không đạt.
Giám sát nên giữ bản gốc hay bản sao chứng từ thiết bị?
Chủ đầu tư nên được bàn giao bản gốc hoặc bản sao có xác nhận của các chứng từ quan trọng như chứng nhận kiểm định. Giám sát giữ bản sao kèm biên bản nhận hàng trong hồ sơ thi công, để khi lập hồ sơ hoàn công không phải đi tìm lại.
Hàng tồn kho của nhà thầu từ công trình trước có được dùng cho công trình mới không?
Có thể, nếu đúng chủng loại thiết kế, còn tình trạng tốt và chứng nhận kiểm định áp dụng được cho chính các sản phẩm đó. Cần kiểm kỹ tình trạng bảo quản, nhất là đầu báo và đầu phun đã nằm kho lâu.