Thẩm tra thiết kế là việc chủ đầu tư thuê một đơn vị tư vấn độc lập, đủ điều kiện năng lực, rà soát hồ sơ thiết kế trước khi trình thẩm định hoặc trước khi tự phê duyệt. Với một số công trình, cơ quan chuyên môn yêu cầu có báo cáo thẩm tra; với số khác, thẩm tra là lựa chọn của chủ đầu tư. Dù bắt buộc hay không, một báo cáo thẩm tra làm thật là cách rẻ nhất để phát hiện lỗi thiết kế trước khi nó thành lỗi ngoài công trường.
Bài này không định nghĩa lại thẩm tra là gì hay khác thẩm định ở đâu, mà đi vào việc của người thuê: chọn ai, viết phạm vi công việc thế nào, đọc báo cáo ra sao, và làm gì khi đơn vị thẩm tra với đơn vị thiết kế bất đồng.
Khi nào thẩm tra là bắt buộc, khi nào là lựa chọn
Theo cơ chế áp dụng từ nhiều năm nay, khi trình cơ quan chuyên môn về xây dựng thẩm định, với những công trình có yêu cầu cao về an toàn, cơ quan có thể yêu cầu chủ đầu tư thuê thẩm tra các nội dung cần thiết làm cơ sở. Trường hợp cụ thể nào phải có báo cáo thẩm tra kèm hồ sơ do nghị định hướng dẫn và cơ quan tiếp nhận quy định; danh mục này từng thay đổi, nên bạn hỏi lại trước khi lập hồ sơ.
Với phần chủ đầu tư tự thẩm định, thẩm tra là công cụ để chủ đầu tư có ý kiến chuyên môn độc lập. Doanh nghiệp không có phòng kỹ thuật đủ mạnh gần như luôn nên thuê thẩm tra, vì người ký phê duyệt cần một căn cứ chuyên môn chứ không chỉ niềm tin vào tư vấn thiết kế.
Ngoài ra, ngân hàng cho vay dự án, nhà đầu tư góp vốn hay bên thuê dài hạn đôi khi cũng yêu cầu báo cáo thẩm tra độc lập. Nếu biết trước điều này, bạn nên giao phạm vi thẩm tra đủ rộng để một báo cáo phục vụ được nhiều mục đích.
Một trường hợp nữa đáng cân nhắc là công trình cải tạo, nâng cấp trên kết cấu cũ. Hồ sơ hiện trạng thường thiếu, giả thiết tính toán dựa nhiều vào khảo sát tại chỗ, nên rủi ro sai lệch cao hơn công trình xây mới. Ví dụ giả định: một toà văn phòng cũ được cải tạo thành trường học, tải trọng sàn và yêu cầu thoát nạn đều đổi. Ở những công trình như vậy, một vòng thẩm tra độc lập về kết cấu và an toàn cháy gần như là khoản chi đáng nhất của chặng chuẩn bị.
Chọn đơn vị thẩm tra: những gì cần kiểm
Đơn vị thẩm tra phải đáp ứng điều kiện năng lực theo quy định và phải độc lập với đơn vị thiết kế. Khi chọn, bạn nên kiểm:
- Thông tin năng lực hoạt động xây dựng của tổ chức, ở hạng phù hợp với cấp và loại công trình, tra trên hệ thống thông tin năng lực do cơ quan quản lý xây dựng công bố.
- Chứng chỉ hành nghề của các cá nhân chủ trì thẩm tra từng bộ môn: kiến trúc, kết cấu, cơ điện, cấp thoát nước, dự toán.
- Sự độc lập: không cùng pháp nhân, không có quan hệ sở hữu chi phối với đơn vị thiết kế, không tham gia lập chính hồ sơ được thẩm tra.
- Kinh nghiệm với loại công trình tương tự, ví dụ nhà xưởng có kho hàng cháy được khác hẳn trường học hay khách sạn.
- Khả năng làm đúng tiến độ của dự án, vì thẩm tra chậm làm lùi cả chuỗi thủ tục phía sau.
- Cách đơn vị trình bày báo cáo mẫu của họ: có nêu tồn tại cụ thể, dẫn điều khoản quy chuẩn, hay chỉ là kết luận chung.
Tiêu chí cuối hay bị bỏ qua nhưng nói nhiều nhất. Một báo cáo mẫu chỉ toàn câu "cơ bản phù hợp" là dấu hiệu bạn sẽ nhận được báo cáo hình thức.
Giao phạm vi thẩm tra rõ ràng
Tranh chấp với đơn vị thẩm tra hầu hết bắt đầu từ phạm vi công việc mơ hồ. Bạn nên ghi rõ trong hợp đồng từng nội dung:
| Nội dung thẩm tra | Câu hỏi cụ thể | Khi nào nên đưa vào |
|---|---|---|
| Sự phù hợp với thiết kế cơ sở hoặc nhiệm vụ thiết kế | Thiết kế có đi lệch quy mô, công năng đã duyệt không | Hầu như luôn luôn |
| An toàn chịu lực | Mô hình tính, tải trọng, giải pháp móng có hợp lý không | Mọi công trình có kết cấu chịu lực mới hoặc cải tạo |
| Tuân thủ quy chuẩn, tiêu chuẩn | Tiêu chuẩn áp dụng có phù hợp và đúng phiên bản không | Hầu như luôn luôn |
| Giải pháp an toàn cháy | Thiết kế có khớp với yêu cầu thẩm định PCCC không | Công trình thuộc diện thẩm định PCCC |
| Hệ thống cơ điện | Công suất, phương án cấp điện, cấp nước có đủ không | Công trình có hệ thống kỹ thuật phức tạp |
| Dự toán | Khối lượng có khớp bản vẽ, định mức đơn giá có đúng không | Dự án vốn nhà nước; dự án tư nhân muốn kiểm soát chi phí |
Ghi rõ cả những gì không thuộc phạm vi, ví dụ không thẩm tra biện pháp thi công, để hai bên không hiểu khác nhau khi có sự cố.
Đọc báo cáo thẩm tra như người bỏ tiền
Báo cáo thẩm tra thường có ba phần: căn cứ và phạm vi, nhận xét theo từng bộ môn, và kết luận. Phần đáng đọc nhất là nhận xét theo bộ môn. Một báo cáo làm thật sẽ liệt kê tồn tại cụ thể: bản vẽ nào, chi tiết nào, vì sao chưa đạt, đề nghị sửa thế nào. Báo cáo hình thức thì chỉ có những câu chung như "cơ bản đáp ứng yêu cầu".
Bạn cần để ý cách đơn vị thẩm tra phân loại tồn tại. Có tồn tại bắt buộc phải sửa trước khi trình, có tồn tại khuyến nghị để tối ưu. Hãy yêu cầu đơn vị thiết kế trả lời từng điểm bằng văn bản: đã sửa ở bản vẽ nào, hoặc giữ nguyên với lý do gì. Bảng trả lời này rất có ích khi cơ quan thẩm định hỏi lại.
Kết luận của báo cáo chỉ nên được ký khi các tồn tại bắt buộc đã được xử lý. Nếu kết luận "đủ điều kiện" xuất hiện trong khi phần nhận xét còn tồn tại chưa đóng, đó là báo cáo mâu thuẫn và bạn nên yêu cầu làm lại trước khi nộp.
Khi đơn vị thẩm tra và đơn vị thiết kế bất đồng
Yêu cầu cả hai bên viết căn cứ. Bất đồng kỹ thuật thường xoay quanh cách hiểu một điều khoản quy chuẩn hay một giả thiết tính toán. Đặt hai căn cứ cạnh nhau là cách nhanh nhất để thấy ai đúng hoặc cả hai cùng có lý.
Tổ chức một buổi làm việc ba bên. Chủ đầu tư chủ trì, ghi biên bản kết luận. Nhiều bất đồng được giải quyết trong một buổi mà thư qua thư lại cả tháng không xong.
Hỏi ý kiến chuyên gia độc lập thứ ba. Với vấn đề lớn về kết cấu hay an toàn cháy, ý kiến của một chuyên gia không thuộc hai bên giúp chủ đầu tư quyết định có căn cứ.
Hỏi trước cơ quan thẩm định. Khi bất đồng là về cách áp dụng quy định, hỏi thẳng cơ quan có thẩm quyền thường rõ hơn để hai bên tranh luận.
Không chọn phương án rẻ hơn chỉ vì rẻ. Nếu bất đồng liên quan đến an toàn, chi phí tiết kiệm được không đáng so với rủi ro và trách nhiệm của người ký phê duyệt.
Những điều không nên làm
Không thuê thẩm tra chỉ để có tờ báo cáo đóng kèm hồ sơ. Cơ quan thẩm định xem rất nhiều hồ sơ và nhận ra báo cáo hình thức; khi đó hồ sơ bị hỏi kỹ hơn chứ không trơn tru hơn. Quan trọng hơn, nếu công trình có sự cố, một báo cáo thẩm tra hình thức không bảo vệ được ai, kể cả người đã ký thuê nó.
Không để đơn vị thiết kế tự giới thiệu và tự thương lượng với đơn vị thẩm tra thay chủ đầu tư. Độc lập không chỉ là khác pháp nhân trên giấy; chủ đầu tư phải là bên ký hợp đồng, giao phạm vi và nhận báo cáo trực tiếp.
Không giao thẩm tra khi thiết kế còn chưa xong. Thẩm tra từng phần trong lúc thiết kế đang thay đổi chỉ tạo ra hàng loạt nhận xét không còn đúng. Nếu cần rà sớm, hãy gọi đó là tư vấn góp ý thiết kế, tách khỏi thẩm tra chính thức.
Cuối cùng, chi phí thẩm tra là một khoản trong chi phí tư vấn đầu tư xây dựng; cách xác định theo hướng dẫn hiện hành về quản lý chi phí. Bạn nên so sánh theo phạm vi công việc chứ không chỉ so con số tổng.
Lịch làm việc hợp lý giữa thiết kế, thẩm tra và thẩm định
Thẩm tra hiệu quả nhất khi được xếp đúng chỗ trong lịch của dự án. Một trình tự thường dùng:
- Chốt nhiệm vụ thiết kế và danh mục tiêu chuẩn áp dụng; gửi luôn cho đơn vị thẩm tra để hai bên dùng chung một căn cứ.
- Ký hợp đồng thẩm tra sớm, ngay khi thiết kế bắt đầu, để đơn vị thẩm tra giữ lịch; nhưng chỉ giao hồ sơ chính thức khi thiết kế đã hoàn chỉnh.
- Đơn vị thiết kế bàn giao trọn bộ: bản vẽ, thuyết minh, bảng tính, báo cáo khảo sát, dự toán nếu nằm trong phạm vi.
- Đơn vị thẩm tra gửi nhận xét lần một; đơn vị thiết kế trả lời từng điểm và sửa hồ sơ.
- Đơn vị thẩm tra kiểm phần đã sửa và ra báo cáo kết luận.
- Chủ đầu tư rà lại bảng trả lời tồn tại, ký tờ trình và nộp hồ sơ thẩm định kèm báo cáo thẩm tra.
- Khi cơ quan thẩm định yêu cầu bổ sung, đưa cả đơn vị thẩm tra vào vòng sửa để không phải thẩm tra lại từ đầu.
Nếu dự án đồng thời cần thẩm định thiết kế về phòng cháy chữa cháy, nên để đơn vị thẩm tra xem luôn phần giải pháp an toàn cháy, để hai bộ hồ sơ không mâu thuẫn nhau khi nộp ở hai nơi.
Câu hỏi thường gặp
Đơn vị thẩm tra có chịu trách nhiệm nếu công trình có sự cố do thiết kế không?
Có, trong phạm vi nội dung đã thẩm tra và theo hợp đồng. Trách nhiệm của đơn vị thiết kế không mất đi khi đã có thẩm tra; mỗi bên chịu trách nhiệm phần việc của mình theo quy định và hợp đồng.
Có thể thuê cùng một đơn vị vừa thẩm tra thiết kế vừa giám sát thi công không?
Về nguyên tắc có thể nếu đơn vị đủ năng lực cho cả hai việc và không có quy định cấm cho trường hợp của bạn. Điều cần tránh là đơn vị thẩm tra lại chính là đơn vị thiết kế hoặc có quan hệ chi phối với nó.
Báo cáo thẩm tra có thay được văn bản thẩm định của cơ quan nhà nước không?
Không. Với công trình thuộc diện trình cơ quan chuyên môn, báo cáo thẩm tra là tài liệu đầu vào; kết luận cuối cùng là văn bản thông báo kết quả thẩm định của cơ quan có thẩm quyền.
Thẩm tra dự toán có bắt buộc với dự án tư nhân không?
Thường không bắt buộc về thủ tục với dự án vốn khác. Tuy vậy nhiều chủ đầu tư vẫn thuê để kiểm soát chi phí, làm căn cứ chọn nhà thầu và tránh tranh chấp khối lượng khi quyết toán.
Làm sao biết đơn vị thẩm tra có đủ năng lực?
Tra thông tin năng lực hoạt động xây dựng của tổ chức và chứng chỉ hành nghề của cá nhân trên hệ thống thông tin do cơ quan quản lý xây dựng công bố, đối chiếu với cấp và loại công trình của bạn.
Báo cáo thẩm tra kết luận chưa đạt thì có được nộp hồ sơ không?
Nên sửa thiết kế theo tồn tại bắt buộc rồi đề nghị thẩm tra lại phần đã sửa trước khi nộp. Nộp hồ sơ kèm báo cáo chưa đạt gần như chắc bị yêu cầu bổ sung và kéo dài thời gian.