Dự án và thiết kế đã được thẩm định, phê duyệt vẫn có thể điều chỉnh, nhưng điều chỉnh nào làm thay đổi mục tiêu, quy mô, địa điểm, tổng mức đầu tư theo hướng phải trình, hoặc thay đổi kết cấu chịu lực, công năng, an toàn công trình thì phải được thẩm định lại phần điều chỉnh trước khi thi công. Thay đổi nhỏ không chạm tới các yếu tố đó thường do chủ đầu tư và người thiết kế xử lý, rồi chủ đầu tư phê duyệt.
Ở công trường, ranh giới giữa "chỉnh chút cho hợp lý" và "điều chỉnh phải thẩm định" thường mờ. Ví dụ giả định: thêm một tầng tum, khoét thêm lỗ sàn cho thang hàng, đổi khung bê tông thành khung thép cho nhà kho phụ. Bài này giúp chủ đầu tư phân loại, biết ai quyết, và giữ hồ sơ để nghiệm thu không bị vướng.
Vì sao dự án hay phải điều chỉnh
Hiếm dự án nào đi từ phê duyệt tới bàn giao mà không thay đổi gì. Nguyên nhân thường gặp: nhu cầu sử dụng đổi, ví dụ bên thuê dài hạn muốn thêm khu kho lạnh; quy hoạch khu vực điều chỉnh; giá vật liệu biến động khiến tổng mức đầu tư không còn đủ; kết quả khảo sát bổ sung cho thấy nền đất khác dự kiến; hoặc phát hiện bất hợp lý trong thiết kế khi bắt đầu thi công.
Luật Xây dựng cho phép điều chỉnh dự án và thiết kế trong những trường hợp nhất định, với nguyên tắc là phần điều chỉnh phải được xem xét ở mức tương ứng với phần ban đầu. Nói cách khác, cái gì đã được cơ quan chuyên môn thẩm định thì khi đổi cái đó, thường cũng phải quay lại cơ quan chuyên môn.
Chủ đầu tư tư nhân đôi khi nghĩ đây là tiền của mình nên thay đổi tuỳ ý. Điều đó đúng với các quyết định kinh doanh, nhưng không đúng với những thay đổi chạm tới an toàn công trình và người sử dụng. Đó là lý do luật tách hai nhóm điều chỉnh, và bạn cần biết mình đang ở nhóm nào.
Phân loại điều chỉnh theo mức độ
Bảng dưới là cách phân loại theo nguyên tắc chung. Danh sách cụ thể các thay đổi phải thẩm định lại nằm trong luật và nghị định hiện hành; dùng bảng để định hướng câu hỏi với tư vấn.
| Nhóm điều chỉnh | Ví dụ giả định | Thường xử lý thế nào |
|---|---|---|
| Đổi mục tiêu, địa điểm, quy mô dự án | Thêm một khối nhà mới, chuyển nhà kho thành nhà xưởng sản xuất | Điều chỉnh dự án, thẩm định phần điều chỉnh ở cơ quan đã thẩm định trước |
| Tăng tổng mức đầu tư vượt mức được phép tự điều chỉnh | Giá vật liệu tăng mạnh, thêm hạng mục kỹ thuật | Với dự án vốn nhà nước thường phải thẩm định lại; dự án tư nhân theo quy định riêng |
| Đổi kết cấu chịu lực, tải trọng, địa chất | Thêm tầng, đổi giải pháp móng, đổi khung chịu lực | Thẩm định lại phần thiết kế điều chỉnh nếu công trình thuộc diện cơ quan chuyên môn đã thẩm định |
| Đổi công năng, ảnh hưởng an toàn cháy | Đổi tầng kho thành khu ở, thêm khu bếp | Thẩm định lại thiết kế xây dựng và có thể cả phòng cháy chữa cháy |
| Thay đổi chi tiết không ảnh hưởng các yếu tố trên | Đổi vị trí vách nhẹ, đổi màu ốp lát, đổi chủng loại vật tư tương đương | Người thiết kế điều chỉnh, chủ đầu tư phê duyệt, lưu hồ sơ |
Hàng cuối là nơi phần lớn thay đổi rơi vào. Nhưng chỉ một thay đổi lọt từ hàng trên xuống hàng dưới, do ai đó đánh giá là "chuyện nhỏ", là đủ để công trình không nghiệm thu được.
Thay đổi khi đang thi công: ai được quyết
Trong thi công, nhà thầu và kỹ sư giám sát thường là người phát hiện bất hợp lý đầu tiên. Họ được đề xuất, nhưng không được tự quyết điều chỉnh thiết kế. Trình tự đúng là: nhà thầu hoặc giám sát báo chủ đầu tư; chủ đầu tư yêu cầu người thiết kế xem xét; người thiết kế đưa ra phương án điều chỉnh bằng bản vẽ; chủ đầu tư xác định thay đổi thuộc nhóm nào để biết có phải thẩm định lại không.
Với điều chỉnh nhỏ, người thiết kế có thể ghi vào nhật ký thi công hoặc ra bản vẽ sửa đổi, chủ đầu tư ký chấp thuận. Với điều chỉnh lớn, phần công việc liên quan phải dừng chờ kết quả thẩm định lại. Điều này có thể làm chậm tiến độ, nhưng tiếp tục thi công theo phương án chưa duyệt là rủi ro lớn hơn nhiều.
Một sai lầm quen thuộc là nhà thầu tự đổi để tiện thi công, ví dụ đổi tiết diện dầm hay bỏ bớt một hàng cột, rồi báo sau. Chủ đầu tư nên ghi rõ trong hợp đồng thi công rằng mọi thay đổi so với bản vẽ được duyệt phải có văn bản chấp thuận trước, kèm chế tài nếu vi phạm.
Trình tự điều chỉnh có thẩm định lại
Khi xác định thay đổi thuộc diện phải thẩm định lại, trình tự thường như sau:
- Chủ đầu tư có văn bản nêu lý do điều chỉnh, phạm vi và mục tiêu điều chỉnh.
- Người thiết kế lập hồ sơ thiết kế điều chỉnh, chỉ rõ phần nào đổi so với bản đã duyệt.
- Thuê thẩm tra phần điều chỉnh nếu cơ quan yêu cầu hoặc chủ đầu tư thấy cần.
- Nộp hồ sơ thẩm định điều chỉnh tại cơ quan đã thẩm định ban đầu, hoặc cơ quan có thẩm quyền theo phân cấp hiện hành.
- Song song xem phần điều chỉnh có ảnh hưởng tới thẩm định phòng cháy chữa cháy, giấy phép xây dựng hay thủ tục môi trường không.
- Nhận kết quả thẩm định, hoàn thiện hồ sơ, người có thẩm quyền phê duyệt điều chỉnh.
- Cập nhật bản vẽ tại công trường, thông báo cho nhà thầu, giám sát và cơ quan quản lý địa phương nếu cần.
Bước năm thường bị bỏ quên. Một điều chỉnh thiết kế được thẩm định lại về xây dựng nhưng không báo phía phòng cháy chữa cháy là nguyên nhân phổ biến khiến nghiệm thu bị vướng.
Điều chỉnh tổng mức đầu tư: vài điểm cần biết
Dự án vốn nhà nước kiểm soát chặt. Tăng tổng mức đầu tư thường phải được cấp có thẩm quyền chấp thuận và thẩm định lại, với điều kiện và giới hạn theo luật về đầu tư công và xây dựng hiện hành.
Dự án tư nhân linh hoạt hơn nhưng không phải tuỳ ý. Chủ đầu tư tự cân đối vốn, nhưng nếu tăng vốn đi kèm tăng quy mô, đổi công năng hay chạm tới chấp thuận chủ trương đầu tư thì vẫn phải làm thủ tục tương ứng.
Dự phòng không phải quỹ tuỳ ý. Chi phí dự phòng trong tổng mức đầu tư dùng cho khối lượng phát sinh và trượt giá theo quy định, không phải để thêm hạng mục mới ngoài dự án.
Ghi rõ nguyên nhân. Mỗi lần điều chỉnh vốn nên có bảng giải thích: phần nào do giá, phần nào do khối lượng, phần nào do thay đổi thiết kế. Ngân hàng và cơ quan kiểm tra đều sẽ hỏi. Bảng này cũng giúp chủ đầu tư nhìn lại quyết định của chính mình: nếu phần lớn mức tăng đến từ thay đổi thiết kế do chủ đầu tư yêu cầu, đó là tín hiệu nên chốt nhu cầu kỹ hơn ở dự án sau.
Khi thay đổi đến từ bên thuê hoặc người mua
Nhiều dự án tư nhân được xây để cho thuê hoặc bán: nhà xưởng xây sẵn trong khu công nghiệp, toà văn phòng cho thuê, nhà phố thương mại. Bên thuê hay người mua thường có yêu cầu riêng, như nâng tải trọng sàn để đặt máy, thêm sàn lửng làm văn phòng, mở thêm cửa lớn cho xe nâng, thêm khu bếp ăn. Chủ đầu tư muốn chiều khách để chốt hợp đồng, nhưng mỗi yêu cầu này đều có thể là điều chỉnh thiết kế phải thẩm định lại.
Cách làm an toàn là đưa vào hợp đồng thuê hoặc hợp đồng mua một điều khoản về thay đổi thiết kế: bên đề nghị thay đổi nêu rõ yêu cầu bằng văn bản, chủ đầu tư cho người thiết kế đánh giá, nếu thuộc diện phải thẩm định lại thì thời gian và chi phí thủ tục được tính vào tiến độ và chi phí do các bên thoả thuận. Như vậy bên thuê hiểu vì sao không thể đổi ngay trong tuần, và chủ đầu tư không bị ép thi công trước khi có kết quả.
Với thay đổi bên thuê tự làm sau khi nhận bàn giao, trách nhiệm thủ tục có thể chuyển sang bên thuê theo hợp đồng, nhưng chủ sở hữu công trình vẫn bị liên đới khi có vi phạm. Hãy quy định rõ bên thuê phải xin ý kiến chủ đầu tư và tự làm thủ tục theo quy định trước khi sửa, và có quyền kiểm tra hồ sơ.
Giữ hồ sơ điều chỉnh để nghiệm thu không vướng
Khi nghiệm thu đưa vào sử dụng, đoàn kiểm tra đối chiếu công trình thực tế với hồ sơ thiết kế đã được duyệt, kể cả các lần điều chỉnh. Bản vẽ hoàn công phải phản ánh đúng những gì đã xây, và mỗi điểm khác thiết kế ban đầu phải truy được về một văn bản điều chỉnh đã được chấp thuận.
Cách quản lý gọn là giữ một sổ điều chỉnh: số thứ tự, ngày, nội dung thay đổi, nhóm điều chỉnh, văn bản chấp thuận hoặc kết quả thẩm định, bản vẽ liên quan. Sổ này nên do ban quản lý dự án hoặc tư vấn giám sát cập nhật liên tục, không đợi tới cuối dự án mới gom lại.
Nếu đến lúc nghiệm thu mới phát hiện có thay đổi chưa từng được thẩm định, chủ đầu tư phải làm thủ tục điều chỉnh bổ sung, có thể kèm kiểm định chất lượng phần đã thi công. Việc này tốn kém và có thể kèm xử lý vi phạm. Khi đã rơi vào tình huống như vậy, bạn nên có người làm nghề hỗ trợ và hỏi luật sư về trách nhiệm giữa các bên.
Câu hỏi thường gặp
Thêm một tầng tum có phải thẩm định lại không?
Thêm tầng tum làm thay đổi chiều cao, tải trọng và có thể cả yêu cầu thoát nạn, nên thường được coi là điều chỉnh phải xem xét lại. Kiểm với tư vấn và cơ quan đã thẩm định trước khi thi công.
Đổi vật liệu hoàn thiện cùng loại nhưng khác hãng có phải trình lại không?
Thường không, nếu vật liệu mới tương đương về tính năng và không làm thay đổi yêu cầu về an toàn cháy hay tải trọng. Chủ đầu tư chấp thuận bằng văn bản và lưu hồ sơ.
Ai chịu chi phí thiết kế điều chỉnh?
Tuỳ nguyên nhân. Điều chỉnh do yêu cầu của chủ đầu tư thì chủ đầu tư chịu; do lỗi thiết kế thì xử lý theo hợp đồng tư vấn. Hợp đồng nên ghi rõ cách xử lý từ đầu.
Có được thi công tiếp phần khác trong lúc chờ thẩm định điều chỉnh không?
Phần không liên quan tới điều chỉnh có thể tiếp tục nếu đã có thiết kế được duyệt và an toàn. Phần chịu ảnh hưởng của điều chỉnh phải dừng tới khi có kết quả và phê duyệt.
Điều chỉnh thiết kế có cần điều chỉnh giấy phép xây dựng không?
Nếu điều chỉnh làm thay đổi các nội dung đã ghi trong giấy phép như quy mô, chiều cao, mặt đứng, công năng chính thì thường phải điều chỉnh giấy phép theo quy định. Hỏi cơ quan cấp phép trước khi thi công.