Khi thẩm định, cơ quan chuyên môn xem không chỉ bản vẽ mà cả điều kiện năng lực của tổ chức khảo sát, thiết kế, thẩm tra và chứng chỉ hành nghề của các cá nhân chủ nhiệm, chủ trì. Năng lực không phù hợp với cấp, loại công trình là lý do hồ sơ bị yêu cầu bổ sung, thậm chí phải làm lại phần thiết kế do người không đủ điều kiện lập.
Chủ đầu tư thường chỉ kiểm năng lực khi chọn tư vấn bằng cách xem hồ sơ giới thiệu. Bài này đi theo góc người trình thẩm định: cơ quan xem gì về năng lực, kiểm ở đâu, những chỗ hay vướng, và ghi gì vào hợp đồng để tự bảo vệ khi tư vấn không đáp ứng.
Vì sao năng lực là một nội dung thẩm định
Luật Xây dựng yêu cầu tổ chức và cá nhân tham gia hoạt động xây dựng phải có đủ điều kiện năng lực phù hợp với loại, cấp công trình và công việc. Logic rất đơn giản: thiết kế một nhà xưởng nhỏ và thiết kế một toà nhà cao tầng có tầng hầm đòi hỏi kinh nghiệm khác nhau. Cơ quan thẩm định không thể kiểm từng phép tính, nên một phần niềm tin vào hồ sơ đến từ việc người làm ra nó đủ điều kiện.
Năng lực được xét ở hai lớp. Lớp tổ chức: đơn vị tư vấn có đủ điều kiện năng lực hoạt động xây dựng cho lĩnh vực và hạng tương ứng theo quy định hiện hành. Lớp cá nhân: các vị trí chủ chốt như chủ nhiệm khảo sát, chủ nhiệm thiết kế, chủ trì các bộ môn có chứng chỉ hành nghề phù hợp lĩnh vực và hạng.
Quy định về chứng chỉ năng lực tổ chức, hạng chứng chỉ, các trường hợp không yêu cầu chứng chỉ đã thay đổi qua các nghị định hướng dẫn. Vì vậy, thay vì nhớ quy tắc cũ, bạn nên yêu cầu tư vấn chứng minh mình đáp ứng theo văn bản đang có hiệu lực.
Ai cần điều kiện gì
Bảng dưới liệt kê các vị trí thường được cơ quan thẩm định xem xét. Hạng và lĩnh vực cụ thể theo quy định hiện hành và theo cấp công trình của bạn.
| Vị trí | Điều kiện thường được xem | Chỗ hay vướng |
|---|---|---|
| Tổ chức khảo sát | Năng lực khảo sát phù hợp loại khảo sát (địa chất, địa hình) và hạng | Đơn vị thiết kế tự khảo sát khi không có năng lực khảo sát |
| Tổ chức thiết kế | Năng lực thiết kế đúng loại công trình và hạng tương ứng cấp công trình | Có năng lực dân dụng nhưng thiết kế công trình công nghiệp |
| Chủ nhiệm thiết kế | Chứng chỉ hành nghề hạng phù hợp | Người đứng tên không thực sự tham gia dự án |
| Chủ trì bộ môn | Chứng chỉ đúng lĩnh vực: kiến trúc, kết cấu, cơ điện, cấp thoát nước | Một người đứng tên nhiều bộ môn khác chuyên ngành |
| Tổ chức thẩm tra | Năng lực phù hợp và độc lập với đơn vị thiết kế | Thẩm tra do công ty có quan hệ với đơn vị thiết kế |
| Người lập dự toán | Chứng chỉ định giá xây dựng phù hợp | Dự toán do người không có chứng chỉ ký |
Cột cuối là những gì cơ quan thẩm định hay chỉ ra. Phần lớn đều có thể phát hiện từ khi chọn tư vấn nếu chủ đầu tư kiểm kỹ.
Kiểm năng lực trước khi ký hợp đồng tư vấn
Việc kiểm năng lực nên làm trước khi ký, không phải khi đã nộp hồ sơ:
- Yêu cầu tư vấn cung cấp thông tin năng lực hoạt động xây dựng của tổ chức, ghi rõ lĩnh vực và hạng.
- Tra thông tin đó trên hệ thống thông tin về năng lực hoạt động xây dựng do cơ quan quản lý xây dựng công bố, kiểm còn hiệu lực.
- Yêu cầu danh sách nhân sự chủ chốt dự kiến cho dự án, kèm số chứng chỉ hành nghề của từng người.
- Tra từng chứng chỉ: lĩnh vực, hạng, thời hạn hiệu lực.
- Đối chiếu với cấp và loại công trình của dự án do chính tư vấn hoặc một bên thứ ba xác định.
- Ghi danh sách nhân sự vào hợp đồng, kèm điều khoản không được thay người chủ chốt khi chưa có chấp thuận của chủ đầu tư.
- Lưu bản sao các thông tin đã tra để đưa vào hồ sơ trình thẩm định.
Mất một buổi để kiểm, nhưng một lỗi năng lực bị phát hiện sau khi thiết kế xong có thể buộc phải thuê đơn vị khác lập lại hoặc ký lại, mất nhiều tháng.
Những tình huống hay gặp ở chủ đầu tư nhỏ
Tư vấn là người quen, làm cá nhân. Kỹ sư giỏi làm tự do vẫn có thể không đáp ứng điều kiện tổ chức cho cấp công trình của bạn. Họ cần hợp tác với một tổ chức đủ năng lực, và tổ chức đó phải là bên chịu trách nhiệm pháp lý.
Mượn tên người có chứng chỉ. Người đứng tên chủ trì mà không tham gia là vi phạm quy định hành nghề. Khi có sự cố, cả người mượn và người cho mượn đều chịu trách nhiệm, và chủ đầu tư khó đòi bồi thường.
Thuê một công ty, công ty giao lại cho công ty khác. Thầu phụ thiết kế phải được chủ đầu tư chấp thuận và cũng phải đủ năng lực cho phần việc. Hồ sơ trình phải thể hiện đúng ai làm phần nào.
Năng lực hết hiệu lực giữa chừng. Chứng chỉ có thời hạn. Dự án kéo dài nhiều năm có thể gặp trường hợp chứng chỉ hết hạn trước khi trình thẩm định lần sau, như khi điều chỉnh.
Công trình nhiều loại. Một dự án có nhà xưởng và nhà ký túc xá cần năng lực cho cả hai loại công trình; một đơn vị chỉ có một lĩnh vực sẽ phải liên danh hoặc thuê thêm.
Phần năng lực trong hồ sơ trình thẩm định
Khi trình thẩm định, phần năng lực thường được thể hiện qua các tài liệu dưới đây. Danh mục chính xác theo thủ tục hiện hành của cơ quan tiếp nhận; một số nơi chỉ yêu cầu mã số chứng chỉ để tự tra cứu.
- Thông tin năng lực hoạt động xây dựng của tổ chức khảo sát, ghi rõ lĩnh vực và hạng.
- Thông tin năng lực của tổ chức lập thiết kế và, nếu có, tổ chức thẩm tra.
- Danh sách cá nhân chủ nhiệm khảo sát, chủ nhiệm thiết kế, chủ trì từng bộ môn, kèm số chứng chỉ hành nghề.
- Thông tin người chủ trì lập dự toán đối với dự án có thẩm định chi phí.
- Văn bản về liên danh hoặc hợp đồng thầu phụ tư vấn nếu có nhiều tổ chức cùng tham gia.
- Chữ ký của đúng những cá nhân có tên trong danh sách trên khung tên bản vẽ và trên thuyết minh.
Mục cuối nghe hiển nhiên nhưng hay sai: khung tên bản vẽ ghi một người, danh sách năng lực ghi người khác. Cơ quan thẩm định nhận ra ngay và sẽ yêu cầu giải trình. Hãy giao cho một người trong ban quản lý dự án đối chiếu tên trên khung tên của từng bộ bản vẽ với danh sách năng lực trước khi ký tờ trình; việc này chỉ mất vài giờ nhưng cắt được một vòng bổ sung hồ sơ.
Ghi gì vào hợp đồng để tự bảo vệ
Hợp đồng tư vấn nên có điều khoản cam kết đơn vị tư vấn và nhân sự chủ chốt đáp ứng điều kiện năng lực theo quy định hiện hành cho cấp, loại công trình của dự án, trong suốt thời gian thực hiện hợp đồng. Nếu hồ sơ bị cơ quan thẩm định yêu cầu bổ sung vì lý do năng lực, chi phí và thời gian khắc phục do tư vấn chịu.
Danh sách nhân sự chủ chốt nên là phụ lục hợp đồng. Mọi thay đổi người phải được chủ đầu tư chấp thuận bằng văn bản, và người thay thế phải có năng lực tương đương hoặc cao hơn. Thiếu điều khoản này, chủ đầu tư rất khó làm gì khi tư vấn rút người giỏi sang dự án khác. Nên kèm quyền yêu cầu thay người khi nhân sự không đáp ứng công việc, có thời hạn thay thế cụ thể.
Cuối cùng, hợp đồng nên ghi rõ tư vấn có nghĩa vụ phối hợp giải trình với cơ quan thẩm định, sửa hồ sơ theo yêu cầu thẩm định trong một thời hạn hợp lý, và chịu trách nhiệm về sản phẩm của mình. Khi có tranh chấp về năng lực hay chất lượng thiết kế, bạn nên hỏi luật sư; có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để có hướng xử lý ban đầu.
Khi cơ quan thẩm định nêu vấn đề năng lực
Nếu văn bản kết quả thẩm định nêu một tổ chức hay cá nhân chưa đáp ứng điều kiện, đừng xử lý bằng cách đổi tên trên bìa hồ sơ. Cơ quan thẩm định cần thấy người có năng lực thật sự tham gia và chịu trách nhiệm về phần thiết kế đó, nghĩa là người mới phải rà soát, ký và chịu trách nhiệm về sản phẩm.
Trường hợp tổ chức thiết kế không đủ năng lực cho cấp công trình, cách xử lý thường là bổ sung một tổ chức đủ năng lực tham gia, có thể dưới dạng liên danh hoặc thuê lại theo quy định, và tổ chức này phải thực sự rà soát lại thiết kế. Phương án nào phù hợp tuỳ hợp đồng hiện có và quy định hiện hành; nên hỏi cơ quan thẩm định về cách nộp bổ sung.
Rút kinh nghiệm cho dự án sau: kiểm năng lực là việc của chủ đầu tư ngay từ khi chọn tư vấn. Đơn vị tư vấn tốt sẽ chủ động cung cấp đầy đủ; đơn vị né tránh câu hỏi về năng lực là tín hiệu nên cân nhắc lại. Với các dự án tiếp theo, chủ đầu tư có thể lập sẵn một danh sách kiểm năng lực dùng chung, gồm các câu hỏi và nơi tra cứu, để bộ phận mua sắm áp dụng mỗi khi chọn tư vấn mới.
Câu hỏi thường gặp
Tra năng lực hoạt động xây dựng của một công ty ở đâu?
Thông tin năng lực hoạt động xây dựng của tổ chức và chứng chỉ hành nghề của cá nhân được công bố trên hệ thống thông tin do Bộ Xây dựng và các Sở Xây dựng quản lý. Tra theo tên tổ chức, mã số thuế hoặc số chứng chỉ.
Công trình nhỏ có cần tư vấn có chứng chỉ năng lực không?
Một số công trình quy mô nhỏ có thể không yêu cầu chứng chỉ năng lực tổ chức theo quy định hiện hành, nhưng cá nhân chủ trì vẫn thường phải có chứng chỉ phù hợp. Kiểm lại theo cấp công trình cụ thể.
Đơn vị thiết kế có được tự khảo sát địa chất không?
Được nếu tổ chức đó có đủ điều kiện năng lực khảo sát phù hợp. Nếu không, phải thuê tổ chức khảo sát đủ năng lực; báo cáo khảo sát do đơn vị không đủ năng lực lập có thể không được chấp nhận.
Chứng chỉ hành nghề hết hạn trong khi dự án đang thẩm định thì sao?
Người đó cần gia hạn hoặc được thay bằng người có chứng chỉ còn hiệu lực trước khi ký các hồ sơ tiếp theo. Báo ngay cho cơ quan thẩm định nếu thay người chủ trì.
Kiến trúc sư nước ngoài có được chủ trì thiết kế ở Việt Nam không?
Cá nhân nước ngoài hành nghề tại Việt Nam phải đáp ứng điều kiện theo quy định về hành nghề hoạt động xây dựng, thường liên quan tới việc công nhận hoặc chuyển đổi chứng chỉ. Kiểm thủ tục hiện hành trước khi đưa tên vào hồ sơ.